Hexalog S.A - Métiers : syndic

DONNEES DE BASE

Toutes vos données de Syndic sont présentées sous forme de fiches détaillées comprenant plusieurs onglets. Des liens vous permettent d’accéder simplement aux fiches connexes (voir Données).

Exemples de fiches Syndic

- Fiche copropriétaire : modèle de contrat, propriétaire du bien, gérant, lot(s), immeuble, transfert des appels en vers le mandat en Gestion Locative, montant du fonds de roulement, informations supplémentaires sur bulletin individuel (T.V.A., récupérable), historique des appels effectués, historique des assemblées générales, suivi comptable, relances opérées, etc. Ci-dessous, l’onglet Appels et A.G. de la fiche copropriétaire :

- Fiche mandat de syndic : modèle de contrat, échéances du mandat, historique des A.G., échéancier des appels, historique des appels, historique des honoraires, etc.

- Fiche lot / fiche immeuble : codification indépendante de la gestion locative, propriétaire, description, surfaces, équipements (dont détail des compteurs), emplacement, lots secondaires, historique de propriété, historique des relevés de compteurs, etc.

- Fiche personne : toutes les personnes physiques ou morales de votre base (copropriétaires, fournisseur, salariés…) sont référencées dans une fiche reprenant les informations les concernant.

Vous pourrez de plus enrichir toutes ces fiches en créant vos propres zones d’informations.

De nombreux assistants faciliteront la création de vos données tel celui qui vous permet de créer une nouvelle copropriété sous tous ses aspects (biens, contrats, comptabilité…).

Assemblées Générales

hexalog 2 comporte un module dédié à la gestion des assemblées générales. Pour faciliter le traitement des AG, vous pourrez utiliser une bibliothèque de modèles et l’enrichir :

- Points d'ordre du jour

- Projets de résolution

- Règles de vote

Données de répartition

Les clefs de répartition peuvent être de type Tantièmes, Surface, FDR (automatisme sur les lots et copropriétaires), Cascade (ventilation d'une clef sur d'autres clefs), ou Individuelle.

TRAITEMENTS

Appels de Fonds et régularisations de budgets

hexalog 2 vous permet de créer et de gérer simultanément un nombre infini de budgets entièrement paramétrables : Budget ordinaire, travaux ou exceptionnel. Les budgets peuvent être exprimés TTC ou Hors Taxes.

Les appels (budgets et régularisations) se font à l'aide d'assistants et d'étapes de traitement. Chaque appel est indépendant, et chaque étape de l'appel est mémorisée en temps réel.

Le traitement de régularisation des charges est facilité par :

- le paramétrage assisté des clés et tantièmes de l’immeuble

- la gestion des compteurs d’eau

- l’enregistrement des dépenses comptables et/ou extra-comptables

- la possibilité d'affecter chaque dépense à un budget bien précis

- la lecture contrôlée des budgets déjà appelés

- de nombreuses éditions (états de dépenses, récapitulatifs par lot, relevé individuel)

- le transfert automatique des appels du copropriétaire vers le mandat de gestion (si existant).

- La préparation de l'édition de la lettre des charges déductibles de fin d'année

Saisie des dépenses

Les informations nécessaires à tous les traitements qui en dépendent sont mémorisées au moment de la saisie de la dépense :

- Budget à affecter

- Clef de répartition

- Pourcentage ou montant récupérable

- Pourcentage ou montant de TVA

- Préparation des montants déductibles (ou revenus fonciers) de fin d'année

Il vous sera possible de gérer une comptabilité fournisseurs et pour ce faire d’utiliser l’assistant spécifiquement dédié au règlement des fournisseurs.

Encaissements

Le module de saisie assistée des règlements vous permet par exemple de ne pas saisir de montant lorsque celui-ci correspond au solde du compte. Le module de gestion des règlements automatisés (prélèvement, TIP, CB) préparera les fichiers au format standard interbancaire et génèrera les saisies. Toutes ces opérations vous offrent bien sûr la possibilité d’éditer des remises de chèques ou des états de contrôles.

Gestion des compteurs

Tous les types de compteurs (eau, chauffage, électricité) sont gérés. Les forfaits et leur régularisation sont intégrés automatiquement à la saisie des relevés.

Suivi des impayés

hexalog 2 vous permet de créer une bibliothèque de courrier illimitée et gère jusqu’à cinq niveaux de relances automatiques (voir l’exemple de paramétrage assez similaire sur la ficheGestion Locative).

Assemblées Générales

La gestion des assemblées générales est accessible à l'aide d'un assistant de traitement. Mode de traitement identique aux autres assistants, chaque assemblée générale est indépendante et chaque étape est mémorisée en temps réel (possibilité de quitter provisoirement le module et de reprendre à l'étape en cours).

hexalog 2 dispose non seulement du calcul de la pointe de banque, mais effectue aussi celui de la pointe des mandants. Vous pouvez ainsi gérer votre limite de garantie en toute quiétude.