Hexalog S.A - Métiers : Le Para Hôtelier

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La location de courte durée (de deux jours à quelques mois) est un secteur de la gestion immobilière en pleine expansion. Parce qu’il associe des caractéristiques et des besoins qui l’apparentent parfois à la gestion immobilière classique et parfois à l’hôtellerie, ce secteur d’activité demande beaucoup de précision et de souplesse. hexalog 2 est aujourd’hui le logiciel de gestion comptable immobilière le plus adapté aux exigences de ce nouveau métier. Son architecture entièrement comptable appréciée pour sa solidité s’applique en effet à ce corps de métier pour lui offrir sa fiabilité tout en lui garantissant la souplesse et la facilité d’utilisation d’un logiciel de gestion hôtelière.

Conçu notamment pour des parcs immobiliers de grande dimension, il permet par exemple à un groupe gérant à la fois des résidences hôtelières, des résidences étudiantes ou même des baux classiques de traiter l’ensemble de son parc au sein d’un système entièrement intégré. hexalog 2 est ainsi le seul logiciel englobant de puissants modules de gestion des réservations, des plannings, ou des packages (hébergement et services) qui permettent également un suivi comptable multi-sociétés, multi-établissements, bancaires ainsi que des états statistiques et comptables paramétrables à l’infini.

Une solide architecture comptable

A la différence des logiciels de gestion hôtelière, hexalog 2 est construit sur une architecture entièrement comptable. Ce choix est gage de précision, de fiabilité et d’intégration (puisqu’il est assorti d’un module d’exportation) pour vos données hôtelières ou para-hôtelières.

L’architecture comptable d’hexalog 2 est multi-sociétés, chacune des sociétés gérées faisant l’objet d’un dossier. Ces dossiers, sans limite de nombre, sont de type général (comptabilité générale) ou auxiliaire (comptabilité auxiliaire d’un dossier général). Le plan comptable dans les deux cas comptera jusqu’à six niveaux de comptes collectifs et sous comptes :

Concrètement, cela vous permettra de travailler de manière intégrée aussi bien sur la comptabilité des clients de vos résidences que sur celle de vos propriétaires ou encore de gérer directement des prélèvements ou virements bancaires.

Pour plus de détails sur l’architecture, les données, traitements et documents, voir voir fiche Comptabilité.

Des modules puissants dédiés à la gestion des réservations

Les modules de gestion des plannings, de réservation, et de facturation (qui sont au cœur du métier) ont été développés en collaboration avec des professionnels reconnus de ce secteur et notamment avec la société Reside-Home.

Des plannings graphiques vous permettent à la fois de visualiser en détail l’occupation des résidences et de mener l’ensemble des opérations courantes de gestion d’un seul clic : réservations, options, annulation, prolongations, versement des arrhes, facturations, règlements, etc.

Une tarification en adéquation avec vos choix commerciaux

Saisons touristiques, promotions, hébergement sec, services optionnels, « packages » de services, clients individuels et tour-opérateurs... autant de paramètres qui rendent votre tarification attrayante et qui doivent pouvoir être traités de manière automatisée, simple et souple par vos collaborateurs.

Un module dédié vous permet de définir ces tarifs de manière globale ou au niveau de chaque résidence, en définissant autant de « packages » que souhaité en fonction des options offertes à vos clients. Ces tarifs déclinés selon les saisons, le type de logement, la durée du séjour ou l’origine de la réservation (type de client) pourront être ensuite être dupliqués d’une résidence à l’autre ou encore être révisés grâce à un assistant et selon vos propres règles de gestion.

Facturation et règlements : la comptabilité au cœur des traitements

L’architecture comptable d’hexalog 2 prend toute sa dimension pour les tâches liées à la facturation et aux encaissements. Ceux-ci impacteront directement l’ensemble des comptes concernés en générant autant d’écritures automatiques. Il devient ainsi possible à tout moment d’avoir le solde comptable d’une réservation, la position exacte d’un client ou d’un tour-opérateur ou même le détail du compte d’un copropriétaire de la résidence puisque hexalog 2 prend également en charge le suivi et la comptabilité des copropriétés.

La palette des configurations compatibles avec l’architecture d’hexalog 2 correspond à l’étendue des parcs immobiliers les plus importants et les plus composites : patrimoine, administration de biens, copropriété, location pour sous-location, etc. L’ensemble des traitements comptables et bancaires est donc adapté à ces diverses situations.

Des états fiables et paramétrables à l’infini

Cette très grande cohérence comptable vous permet d’éditer « à la volée » les états de reporting les plus fiables et les plus synthétiques tout en vous laissant une grande latitude de paramétrage. Dans l’état suivant, on voit par exemple qu’hexalog 2 permet d’analyser le chiffre d’affaire analytique (domaines d’activité) d’une résidence et ce quelle que soit la nature des lots qui la composent :

Parmi ces états, on peut citer pour cette seule activité hôtelière ou para-hôtelière, les états comptables suivants :

- historique de chiffre d’affaires

- analyse du chiffre d’affaire mensuel

- analyse du chiffre d’affaire cumulé

- analyse du chiffre d’affaire comparatif

Mais également des listes propres à faciliter les tâches quotidiennes de vos collaborateurs et l’accueil des résidants :

- réservations non confirmées

- clients à facturer

- départs et arrivées prévues

- no show

- clients débiteurs

- créances irrécouvrables

- livre de caisse

- tâches planifiées (ménage, etc.)

- petits-déjeuners