Hexalog S.A - Les métiers d'HEXALOG2 : gestion locative

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DONNEES DE BASE

Toutes les données de votre parc sont présentées sous forme de fiches détaillées comprenant plusieurs onglets. Des liens vous permettent d’accéder simplement aux fiches connexes (voir Données).

Exemples de fiches de la gestion locative

- Fiche location : classe de location (voir ci-dessous), modèle de contrat, propriétaire du bien, mandataire, lot, immeuble, échéances, paramètres de facturation, historique de facturation, paramètres de révisions, suivi comptable, relances opérées, etc. Ci-dessous, l’onglet facturation de la fiche locataire :

-Fiche mandat de gestion : modèle de contrat, liste des biens gérés, liste des locations, échéances, résiliation, paramètres des rapports de gérance, calcul des honoraires, suivi comptable, liste des associés ou indivisaires, etc.

-Fiche lot / fiche immeuble : propriétaire, réservataire, description, surfaces, équipements, emplacement, lots secondaires, historique d’occupation, etc.

-Fiche personne : toutes les personnes physiques ou morales de votre base (locataires, propriétaires, fournisseur, salariés…) sont référencées dans une fiche reprenant les informations les concernant.

Vous pourrez de plus enrichir toutes ces fiches en créant vos propres zones d’informations.

Classes de location

Les classes de location sont une notion fondamentale du progiciel, elles impactent sur l’articulation des contrats entre eux et sur l’architecture comptable sous-jacente. hexalog 2 est le seul logiciel qui permette de gérer simultanément des locations selon des schémas aussi variés :

- patrimoine ou SCI : vous êtes propriétaire ou vous gérez des SCI

- mandat de gestion : vous êtes mandataire et gérez le patrimoine de tiers

- location : vous êtes locataire et utilisez hexalog 2 pour faire du contrôle de gestion

- location pour sous-location : pour traiter les contrats quand vous êtes locataires de locaux dans le but de les sous-louer

- sous-location : pour traiter les contrats de sous-location des locaux dont vous êtes locataires

TRAITEMENTS LOCATAIRES

Facturation

hexalog 2 vous permet de créer un nombre infini de rubriques entièrement paramétrables : rubriques de bases, rubriques provisionnées, rubriques de taxes, rubriques soumises à révision, rubriques calculées, rubriques exceptionnelles, rubriques non facturées (garanties bancaires…), rubriques de commentaires, etc.

De nombreuses présentations vous permettront d’éditer des factures ou des quittances en précisant quel document vous utilisez sur la fiche location. Vous choisirez également le texte d’accompagnement, la façon de présenter le solde, les informations concernant les éventuels règlements automatisés.

Encaissements

Le module de saisie assistée des règlements vous permet par exemple de ne pas saisir de montant lorsque celui-ci correspond au solde du compte. Le module de gestion des règlements automatisés (prélèvement, TIP, CB) préparera les fichiers au format standard interbancaire et génèrera les saisies. Toutes ces opérations vous offrent bien sûr la possibilité d’éditer des remises de chèques ou des états de contrôles.

Révision

Toutes les formes de révision sont possibles sur hexalog 2. La fiche location vous précise les paramètres de révision d’un contrat qui sont hérités de son modèle. L’assistant de révision vous permet :

- l’édition de la liste des révisables

- l’édition d’un état de contrôle présentant les montants calculés

- la révision réelle avec modification des rubriques de base et insertion des rubriques de rappel

- l’édition des courriers de révision

Suivi des impayés

hexalog 2 vous permet de créer une bibliothèque de courrier illimitée et gère jusqu’à cinq niveaux de relances automatiques

De nombreux outils d’analyses vous permettent de contrôler le niveau de vos impayés avec le niveau de détail souhaité.

Régularisation des charges

Le traitement de régularisation des charges locatives est facilité par :

- le paramétrage assisté des clés et tantièmes de l’immeuble

- la gestion des compteurs d’eau

- l’enregistrement des dépenses comptables et/ou extra-comptables

- la lecture contrôlée des acomptes facturés

- de nombreuses éditions (états de dépenses, récapitulatifs par lot, relevé individuel)

- l’inscription de la régularisation sur tout type de facture

- le calcul paramétrable des acomptes actualisés

Imputation des règlements

Deux modes vous permettent d’opérer l’imputation des règlements :

- assistant d’imputation manuelle

- imputation automatique

Ces deux modes d’imputations peuvent être utilisés de manière complémentaire.

TRAITEMENTS PROPRIETAIRES

Rapports de gérance

- paramétrage des mandats avec bibliothèque de modèles

- plusieurs présentations des rapports

- visualisation des écritures traitées

- historisation

- gestion des acomptes aux propriétaires

Prise d’honoraires

- calcul paramétrable : taux par mandat, par immeuble, par locataire, honoraires forfaitaires

- gestion des frais

- édition de factures

- visualisation des écritures traitées

- historisation

- clôture automatique des dossiers

Reclassement des règlements

- traitement en réel ou en simulation

- visualisation des écritures traitées

- clôture automatique des dossiers

ANALYSE

hexalog 2 est livré avec une bibliothèque d’environ quarante états d’analyse. De la simple liste des immeubles à la synthèse de recouvrement, ils présentent de manière claire et concise les principales données et résultats de votre société. Ils vous permettront à tout moment de visualiser ces résultats mais aussi de les imprimer ou de les exporter vers tout logiciel bureautique.

Exemples:

* Liste des immeubles	* Synthèse de recouvrement	* Liste des rubriques de facturation
* Liste des lots	* Situation locative par secteur	* Flux de facturation
* Listes des lots vacants	* Taux de remplacement des locataires	* Flux d’encaissements
* Liste des lots principaux	* Analyse des loyers et charges	* Flux d’impayés
* Liste des tantièmes	* Echéancier des fins de baux	* Flux d’encaissements à reclasser
* Liste des propriétaires	* Baux à résilier	* Assiette des honoraires
* Liste des locataires	* Etat des révisions	* Balance âgée
* Etat d’occupation d’un immeuble	* Liste des DG et GB	* Analyse des dépenses
		* Etat récapitulatif

Ces états sont eux-mêmes déclinables en une infinité de documents paramétrés selon vos besoins. Vous pourrez ainsi éditer un report en choisissant de travailler sur un immeuble ou sur l’ensemble des biens d’un propriétaire ou encore de l’étendre à l’ensemble d’un secteur géographique ou d’un domaine d’activité. Certains états peuvent être configurés et sauvegardés de manière à constituer votre propre bibliothèque.